Portal del Contador
El portal del contador es un rol con acceso especial diseñado para tu contador externo. Le permite revisar la contabilidad, descargar reportes y conciliar sin tener acceso a operaciones sensibles (no puede modificar precios, eliminar ventas, etc.).
Por qué usar el rol contador
Antes era común:
- Mala práctica 1: dar acceso de admin al contador → riesgo de borrar o cambiar cosas
- Mala práctica 2: exportar todo a Excel y enviar al contador → lleva tiempo, hay riesgo de error
Con el portal, el contador entra directo, ve lo que necesita y trabaja sin intermediarios.
Crear acceso para contador
Panel App → Configuraciones → Usuarios → Crear:
- Nombre: nombre del contador
- Email: el suyo (recibirá su acceso allí)
- Rol: selecciona Contador
- Sedes: todas (necesita ver consolidado)
- Activo: sí
Click Guardar. Recibe correo con instrucciones de login.
Qué puede hacer el contador
✅ Permitido
- Ver plan de cuentas, asientos contables, cuentas auxiliares
- Crear asientos manuales (notas de ajuste, depreciaciones, provisiones)
- Cerrar/abrir períodos fiscales
- Cerrar año y generar asiento de cierre
- Descargar reportes: P&G, balance general, balance de comprobación, libro mayor, libro diario, auxiliar de cuentas
- Conciliación bancaria
- Ver libros oficiales: socios, mayor, diario, inventarios y balances
- Generar información exógena (ver Exógena)
- Ver retenciones practicadas y autorretenciones
- Descargar certificados de retención
- Cargar/editar PUC (con cuidado)
- Cargar/editar tarifas de impuestos
❌ No permitido (por defecto)
- Crear/editar productos
- Crear/editar clientes o proveedores
- Crear facturas de venta o compra
- Modificar precios
- Eliminar documentos (los anula con nota crédito si necesita)
- Cambiar configuraciones de empresa
- Crear otros usuarios
- Acceder al POS
Si necesitas dar permisos adicionales, créale un rol custom (ver Usuarios y Roles).
Vista del portal
Cuando el contador entra ve:
Dashboard
Resumen del estado contable:
- Asientos del mes
- Ventas/compras del mes
- IVA y retenciones generados
- Saldos clave (caja, bancos, cartera, proveedores)
- Cuentas que no balancean (alerta)
- Período actual y estado (abierto/cerrado)
Menú lateral simplificado
- Contabilidad (asientos, PUC, períodos, conciliación)
- Reportes (P&G, balance, libros, auxiliares)
- Impuestos (IVA, retenciones, exógena)
- Documentos (vista solo lectura de facturas de venta y compra)
No ve POS, productos, clientes, proveedores, ni configuraciones operativas.
Flujo típico mensual
Día 1 del mes (cerrar mes anterior)
- Verifica que todas las facturas del mes anterior están registradas
- Genera balance de comprobación del mes
- Revisa cuentas auxiliares clave (clientes, proveedores, bancos)
- Concilia bancos del mes anterior
- Registra ajustes necesarios (depreciaciones, provisiones, diferencias)
- Cierra el período
Quincenal (IVA bimestral / cuatrimestral)
- Genera reporte de IVA generado y descontable
- Calcula IVA a pagar/saldo a favor
- Genera asiento de pago de IVA
- Hace declaración en DIAN
Anual
- Cierre del año (genera asiento de cierre de cuentas de resultado)
- Genera estados financieros finales (P&G + Balance General + Cambios en Patrimonio + Flujo de Efectivo)
- Información exógena
- Renta (cálculo y declaración)
Notas para el contador
Si quieres que tu contador vea instrucciones específicas al entrar:
Configuraciones → Mensaje al contador — puedes dejarle un texto que verá en su dashboard. Ej:
“Por favor concilia banco antes del día 5. Toda factura de compra debe cargarse máximo el día 15 para incluirla en el período. Para dudas: WhatsApp 312-345-6789.”
Compartir con varios contadores
Si tu contabilidad la lleva una firma contable (no una sola persona), crea un usuario contador por cada persona del equipo. Cada uno con su login y auditoría individual.
Auditoría del contador
Toda acción del contador queda en el log de auditoría (ver Usuarios). Si elimina un asiento o cierra un período, queda registrado quién y cuándo.