Tarjetas Regalo (Gift Cards)
Las tarjetas regalo (gift cards) son bonos prepagados que vendes en POS. El cliente paga un monto, recibe un código único, y el destinatario lo usa después como medio de pago en cualquier venta futura.
Casos típicos:
- Restaurante: cliente compra gift card de $100K para regalar en cumpleaños
- Retail en diciembre: gift cards de $50K para regalos de navidad
- Tienda de ropa: gift card como devolución cuando no quieres dar efectivo
- Programa de fidelización: gift card como premio por compras acumuladas
Activación
Es un módulo opcional — viene desactivado.
Panel App → Configuraciones → Gift Cards → activa “Activar tarjetas regalo”.
Al activar, automáticamente:
- Aparece Ventas → Tarjetas Regalo en el sidebar
- Se crea el producto especial “Tarjeta Regalo” (código
GIFTCARD) que el cajero usa en POS para emitir - Se habilita el campo “Código gift card” en POS para redimir
Configuración
En Configuraciones → Gift Cards puedes ajustar:
| Opción | Para qué sirve | Default |
|---|---|---|
| Permitir redención parcial | Si está off, el cliente debe usar todo el saldo de una. Si on, puede usar parte y guardar el resto. | On |
| Pedir datos del destinatario al emitir | Nombre + email/teléfono del receptor (obligatorio si está on). | Off |
| Enviar email al emitir | Manda el código por correo automáticamente al destinatario. Requiere SMTP configurado. | Off |
| Permitir recargar saldo | Permite agregar saldo a una gift card existente (vs. crear una nueva). | Off |
| Meses de vigencia por defecto | Cuánto duran las gift cards desde emisión (0 = sin expiración). | 12 |
| Cuenta contable de pasivo | Cuenta del PUC donde se registra el pasivo al emitir. | 240825 Anticipos recibidos |
Cómo funciona contablemente
Una gift card es dinero adelantado que la empresa debe al tenedor. Es un pasivo en el balance hasta que se redime.
Al emitir (vender por $100K en efectivo):
DR Caja $100.000 CR Anticipos recibidos $100.000Al redimir (cliente paga $80K de su compra con la gift card):
DR Anticipos recibidos $80.000 CR Cuentas por cobrar / Ventas $80.000El saldo restante en la gift card sigue como pasivo hasta que se use o expire.
Vender (emitir) una gift card
Desde POS Tradicional
- POS → agrega el producto “Tarjeta Regalo” al carrito
- Se abre modal pidiendo:
- Monto (campo grande, ej. $50.000)
- Para (destinatario) — opcional
- Email destinatario — opcional
- De parte de — opcional
- Click Agregar al carrito → la línea aparece con descripción “Tarjeta Regalo $50.000”
- Cobra normal (efectivo, tarjeta, etc.)
- Al confirmar venta, notificación persistente muestra el código generado:
🎁 Gift Cards emitidas: • GC-AB7XY-K2M3P · $50.000
Entrega este código al cliente.- Anota el código en la tarjeta física o envíalo por mensaje
Desde POS Restaurante
Igual: el cajero abre la mesa → agrega “Tarjeta Regalo” → modal pide monto + destinatario → confirma → al cobrar la cuenta, la notificación trae el código.
Desde Admin (sin POS)
Para emitir sin pasar por POS:
Panel App → Ventas → Tarjetas Regalo → Emitir tarjeta:
- Saldo inicial
- Moneda
- Fecha de expiración
- Datos del destinatario (si aplica)
- Notas internas
Click Crear → notificación con código generado.
Redimir una gift card en POS
Desde POS Tradicional
- Cajero agrega productos al carrito normal
- En la sección “Gift Cards” del panel de carrito, ingresa el código (ej.
GC-AB7XY-K2M3P) - Click Redimir o Enter
- Si el código es válido:
- Notificación: “Gift card aplicada. Saldo: $X. Se redime: $Y”
- La gift card aparece como badge violeta con el monto cubierto
- El total a pagar se reduce — el cliente cubre el resto con efectivo/tarjeta
- Si el saldo es mayor que el total, redime solo lo necesario y guarda el resto en la tarjeta
Desde POS Restaurante
Igual: en el panel de orden, sección “Gift Cards” → ingresa código → Redimir → al cobrar, el modal muestra cuánto cubre la gift card y cuánto falta pagar.
Combinación con otros pagos
Las gift cards son un método de pago más. Se combinan libremente con efectivo, tarjeta, transferencia, etc.
Ejemplo: Total $120K = $50K gift card + $70K en efectivo.
Limitaciones / validaciones
- No se acepta una misma gift card 2 veces en la misma venta
- No se redime más del saldo disponible
- No se redime si la tarjeta está expirada/cancelada (notificación clara)
- Si “Permitir redención parcial” está off: debe redimirse el saldo completo o nada
- Si total = $0 después de gift cards: la venta queda procesada (no necesita pagos adicionales)
Gestión administrativa
Panel App → Ventas → Tarjetas Regalo lista todas las gift cards emitidas.
Vista de la tabla
| Columna | Detalle |
|---|---|
| Código | Mono, copyable, en negrita |
| Estado | Badge: Activa / Redimida / Expirada / Cancelada |
| Saldo inicial | Monto con que se cargó |
| Saldo actual | Disponible (verde si >0) |
| Destinatario | Nombre del receptor (si se capturó) |
| Expira | Fecha de vencimiento (rojo si pasó) |
| Emitida | Fecha de emisión |
Filtros
- Estado (Activa / Redimida / Expirada / Cancelada)
- Por expirar en 30 días (rápido)
- Con saldo disponible
Acciones por tarjeta
Ver detalle: Infolist con todos los datos + secciones de:
- Tarjeta: código + estado + vence
- Saldo: inicial + actual + redimido
- Emisión: fecha + usuario + factura origen
- Destinatario: si se capturó
- Notas
Editar datos: solo permite cambiar notas y datos del destinatario. Saldo, código y estado son inmutables desde edit.
Ajustar saldo (permiso gift_cards.cancel):
- Modal con: dirección (sumar/restar), monto, motivo obligatorio
- Crea transacción tipo “Ajuste” en el ledger
- Útil para: regalar saldo extra al cliente, descontar por reclamo, corregir error
Anular (permiso gift_cards.cancel):
- Saldo va a 0
- Estado pasa a “Cancelada”
- Irreversible
- Motivo obligatorio
Historial de movimientos (ledger inmutable)
Cada gift card tiene un historial completo de todos los movimientos de saldo:
| Tipo | Cuándo se crea | Monto |
|---|---|---|
| Emisión | Al crear la tarjeta | + (carga inicial) |
| Redención | Cada vez que se usa en POS | − |
| Devolución | Si se devuelve una venta donde se usó | + |
| Ajuste | Acción admin “Ajustar saldo” | + o − |
| Anulación | Acción admin “Anular” | − (lleva a 0) |
| Expiración | Cuando vence | − (lleva a 0) |
Cada transacción registra: fecha/hora, tipo, monto, saldo después, factura (si aplica), usuario, notas.
Visible en el detalle de la tarjeta, tab “Historial de movimientos”.
Permisos
| Permiso | Para quién |
|---|---|
gift_cards.view | Ver listado y detalle (todos los roles operativos) |
gift_cards.issue | Emitir nuevas tarjetas desde admin o POS (cajero) |
gift_cards.redeem | Redimir en POS (cajero) |
gift_cards.cancel | Anular, ajustar saldo (admin / manager) |
Roles por defecto:
- Cajero: view + issue + redeem (no cancel)
- Manager / Admin: todos
Reporte de gift cards
Panel App → Reportes → Estado Gift Cards.
Header con KPIs
📤 Emitidas $X · 💳 Redimidas $Y · 🔵 En circulación $Z- Emitidas: $ con que se cargaron tarjetas en el período
- Redimidas: $ consumido en POS en el período
- En circulación: pasivo total — saldo de TODAS las activas con balance > 0 (no filtra por período)
Tabla detallada
Lista cada gift card con su estado, saldo inicial, saldo actual, redimido, emisión, expiración, último uso.
Filtros: rango fechas emisión, estado, vencen en 30 días.
Conciliación contable
El “En circulación” del reporte debe coincidir con el saldo de la cuenta contable de pasivo gift card (240825 por defecto).
Cómo conciliar:
- Reporte → Estado Gift Cards → leer “En circulación: $X”
- Reportes → Libro Mayor → cuenta 240825 → ver saldo al final del período
- Ambos deben ser iguales (con tolerancia de centavos por redondeo)
Si hay diferencia: revisa transacciones manuales que toquen 240825 sin pasar por emisión/redención (típico: ajustes contables manuales).
Casos prácticos
Programa “Regala una experiencia”
Cliente compra gift card de $200K para cumpleaños de su pareja:
- Cajero: agrega “Tarjeta Regalo” → modal → $200K + nombre del destinatario + email
- Cliente paga $200K en efectivo
- Sistema emite código
GC-XXXXX-XXXXX - Cajero imprime tarjeta física con el código o envía por WhatsApp
Devolución sin efectivo
Cliente devuelve mercancía de $80K pero no quiere efectivo (política de la tienda):
- Cajero: emite gift card de $80K a nombre del cliente
- Cliente sale con código, puede usarlo cuando quiera
Programa de fidelización
Cliente acumula compras > $1M en el año:
- Manager: emite gift card de $50K desde admin como premio
- Notas: “Premio fidelización 2026”
- Envía código al cliente
Combo navideño
Empresa compra 50 gift cards de $30K para regalar a empleados:
- Manager: emite 50 gift cards desde admin (una por una)
- Imprime las 50 con sus códigos
- Empresa las distribuye en sobres
Buenas prácticas
- Configura la cuenta contable antes de emitir la primera. Si quedan en 240825 default y luego tu contador prefiere otra, tienes que reclasificar manualmente.
- Vencimiento razonable (12-24 meses): muy corto frustra al cliente, sin vencimiento te queda pasivo eterno.
- Concilia mensualmente el “En circulación” del reporte con la cuenta contable.
- Educar al cajero: el código se entrega UNA SOLA VEZ en la notificación. Si la pierde, el admin tiene que buscar la tarjeta en el listado.
- Para alto volumen: imprime tarjetas físicas con QR del código — más profesional y reduce errores de tecleo al redimir.