Guía para el contador

Esta guía es para el contador (interno o externo) que va a operar Emprenddi: cómo ingresar, qué parametrizar y en qué orden para que toda la contabilidad funcione correctamente desde el día uno.

1. Ingreso al sistema

Hay dos caminos según tu vínculo con la empresa.

a) Contador interno (empleado de la empresa)

URL: https://pos.emprenddi.com/app/login
El administrador de la empresa crea tu usuario en Administración → Usuarios y te asigna el rol “Contador”.
Recibes el correo de invitación con un link para establecer tu contraseña.
Una vez dentro tienes acceso a Contabilidad, Reportes, Nómina, Impuestos, Plan de Cuentas, DIAN y los permisos para crear/postear/anular asientos.

b) Contador externo (atiendes varias empresas)

URL: https://pos.emprenddi.com/contador/login
El Portal del Contador te muestra el listado de empresas que te dieron acceso. Con un click cambias de empresa sin tener que cerrar sesión.
Cada empresa te invita desde su panel: Administración → Usuarios → Invitar contador externo (te llega un correo).
Detalle completo en Portal del Contador.

Tip: el portal externo tiene permisos limitados a contabilidad — no puedes modificar precios, cancelar ventas POS ni cambiar la configuración de la empresa. Eso lo hace el administrador.

2. Checklist de parametrización inicial

Te recomendamos hacerlo en una sesión continua de ≈ 2 horas con el dueño o administrador del negocio para resolver dudas en vivo. El orden importa porque cada paso depende del anterior.

Paso 1 · Datos de la empresa

Ruta: Configuraciones → tab Empresa.

Verifica que estén correctos:

Campo	Por qué importa
Razón social	Debe coincidir con el RUT. Aparece en facturas y libros DIAN
NIT + DV	Validado contra el RUT. Si está mal, los envíos DIAN fallan
Régimen tributario	Determina si el sistema activa o no retenciones
Dirección y municipio	Obligatorios para Facturación Electrónica DIAN
Correo y teléfono	Se envían a DIAN en el registro inicial

Detalle: Configuraciones de empresa.

Paso 2 · Plan de Cuentas (PUC)

Ruta: Contabilidad → Plan de Cuentas.

El sistema viene precargado con el PUC colombiano comercial completo (clases 1-9, hasta nivel subcuenta).
Revisa cuentas críticas que tu empresa va a usar y agrega cuentas auxiliares si necesitas separar (ej. 413505-01 para una sublínea específica).
Marca como inactivas las cuentas que no apliquen a tu negocio para que no aparezcan en los selects.

Detalle: Plan de Cuentas.

Paso 3 · Impuestos

Ruta: Contabilidad → Impuestos.

Configura los impuestos según el régimen del cliente:

IVA 19%, 5%, 0%, Exento (todos los que tu negocio maneje)
ReteFuente por concepto (compras, servicios, honorarios, arriendos…)
ReteIVA y ReteICA (solo si la empresa es agente retenedor)
Impuesto al consumo 8% (solo restaurantes)

Por cada impuesto define la cuenta contable (ej. IVA generado → 240805, ReteFuente → 2365xx).

Detalle: Impuestos.

Paso 4 · Métodos de pago

Ruta: Contabilidad → Métodos de pago.

Cada método (efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito, transferencia, etc.) debe estar asociado a la cuenta bancaria/caja real:

Método	Cuenta sugerida
Efectivo POS	1105 — Caja
Tarjeta crédito	1110 — Bancos (la cuenta donde llega la liquidación)
Transferencia	1110 — Bancos
Crédito (CxC)	1305 — Clientes

Si configuras mal aquí, los pagos del POS no llegan a la cuenta correcta.

Paso 5 · Cuentas contables por categoría ⭐

Ruta: Catálogo → Categorías → editar.

Esto es clave para que la contabilidad funcione sin tener que tocar cada producto:

En cada categoría defines la cuenta de inventario (1435), cuenta de ingreso por venta (4135) y cuenta de costo (6135).
Los productos de esa categoría heredan estas cuentas automáticamente. Si un producto puntual necesita una cuenta distinta, se sobrescribe ahí.
Funciona en cascada: producto → categoría → categoría padre → cuenta PUC default.

Esto te ahorra horas de configuración cuando hay cientos de productos.

Detalle: Categorías → Cuentas contables.

Paso 6 · Sedes / Bodegas

Ruta: Operación → Sedes.

Si la empresa tiene varias sedes/bodegas, créalas todas antes de cargar inventario:

Define una Bodega Central (type: warehouse, is_main: true) si distribuyes a varios puntos.
Cada Sede (type: store) maneja su propio inventario.
El stock se transfiere entre sedes con Inventario → Transferencias (genera asiento contable automático).

Paso 7 · Resoluciones DIAN (solo si factura electrónicamente)

Ruta: Administración → Facturación Electrónica DIAN.

Proceso en orden estricto por tabs:

Datos de la empresa — registra la empresa contra apidian.emprenddi.com.
Software — ID Software + PIN entregados por DIAN.
Certificado — .p12 + contraseña + fechas de expedición y vencimiento.
Resoluciones — carga las resoluciones autorizadas (botón “Consultar resoluciones DIAN” las trae automáticamente) y asigna cada una a una sede.
Pruebas y ambiente — envía el Set de Habilitación y cambia a producción cuando DIAN lo apruebe.

Cada tab muestra la respuesta cruda de la API debajo del botón para diagnosticar cualquier error.

Paso 8 · Períodos fiscales

Ruta: Contabilidad → Períodos fiscales.

Define el ejercicio actual (típicamente 1 enero — 31 diciembre). Sin un período abierto no puedes contabilizar asientos.

Paso 9 · Saldos iniciales

Ruta: Contabilidad → Asientos contables → tipo “Saldos iniciales”.

Si la empresa viene de un sistema anterior, migra los saldos cuenta por cuenta: efectivo, bancos, cartera, inventario, propiedad y equipo, pasivos, patrimonio. El asiento debe cuadrar (DR = CR).

Paso 10 · Inventario inicial

Ruta: Inventario → Apertura de inventario.

Carga el stock real con su costo unitario y sede. El sistema genera automáticamente el movimiento de inventario y el asiento DR 1435 / CR 1115 (o la cuenta de apertura que elijas).

Si la empresa maneja muchos SKUs, soporte puede ayudarte con una carga masiva desde Excel.

Paso 11 · Nómina (si la empresa la liquida en Emprenddi)

Ruta: Nómina → Parámetros.

Salario mínimo, UVT, auxilio de transporte vigentes.
Cuentas contables por concepto (sueldos por pagar → 2505, salud → 2370xx, etc.).
Empleados y contratos.

Paso 12 · Información Exógena DIAN

Ruta: DIAN → Información Exógena.

Configura los conceptos que correspondan a cada cuenta contable (formatos 1001, 1004, 1005, 1006, 1007, 1008, 1009). Sin esta configuración no podrás generar los archivos al año fiscal.

Paso 13 · Usuarios y permisos

Ruta: Administración → Usuarios.

Verifica que el administrador haya creado el equipo:

Cajeros — solo POS, ver inventario, cerrar caja
Vendedores — POS, cotizaciones, ver cartera
Gerente — todo menos roles y configuración de empresa
Contador — tú (lectura completa de contabilidad + postear/anular)

3. Tu día a día como contador

Acción	Ruta
Crear / postear / anular asientos manuales	Contabilidad → Asientos contables
Conciliar movimientos bancarios	Contabilidad → Conciliación bancaria
Liquidar nómina del período	Nómina → Períodos
Generar Información Exógena	DIAN → Información Exógena

4. Reportes que vas a consumir

Ruta: Reportes (sidebar lateral).

Reporte	Para qué
Estado de Resultados Integral (P&G)	Utilidad del período por cuenta
Balance General	Foto de activos, pasivos y patrimonio a una fecha
Indicadores Financieros	Liquidez, rentabilidad, endeudamiento, actividad
Libro Diario	Asientos cronológicos (obligatorio DIAN)
Libro Mayor y Auxiliar	Movimientos por cuenta + tercero
Balance de Comprobación	Verificar cuadre antes del cierre
Cartera (CxC)	Facturas pendientes de cobro
Cuentas por Pagar	Lo que la empresa le debe a proveedores
Kardex	Histórico por producto + sede
Stock por Sede	Snapshot del inventario actual
Cierres de Caja	Diferencias entre esperado y contado por cajero

Todos los reportes exportan a Excel (con formato monetario) y PDF (vía impresión del navegador). Detalle: Reportes contables.

5. Cierre del ejercicio

Al cerrar año fiscal:

Balance de Comprobación ajustado al 31 dic → todo cuadrado.
Estado de Resultados del ejercicio.
Asiento de cierre: cancelar cuentas de ingresos (CR) contra cuentas de gastos/costos (DR) → utilidad o pérdida del ejercicio → 3605xx.
Generar Información Exógena (formatos 1001 a 1009 según aplique).
Imprimir y archivar Libro Diario y Libro Mayor del año (PDF + Excel).
Cambiar el ambiente DIAN y la resolución si vence al fin de año.

6. Referencias rápidas

¿Dudas?

Soporte técnico — WhatsApp +57 324 641 5947, lunes a viernes 8 a.m. - 6 p.m.
Correo — soporte@emprenddi.com