Saltearse al contenido
Centro de Ayuda Emprenddi

Factura de Compra

La Factura de Compra es el documento donde registras lo que un proveedor te facturó. Al contabilizarla, genera el asiento contable correspondiente y suma al inventario.

Acceso

Panel App → Compras → Facturas de Compra.

Tabs:

  • Borradores — sin postear, editables
  • Posteadas — contabilizadas
  • Anuladas

Crear factura de compra

1. Click “Nueva”

2. Cabecera

CampoNotas
Prefijo + NúmeroDel proveedor (ej. FACT-001234)
ProveedorBuscar por NIT o nombre
Sede que recibeDonde entrará la mercancía
Fecha facturaLa del documento del proveedor
Plazo pago (días)Crédito otorgado (0 si es contado)
Fecha vencimientoCalculada automática
N° proveedor (opcional)Si quieres guardar el número físico aparte
MonedaCOP por defecto

3. Líneas

Por cada ítem:

  • Producto (autocompleta unidad, impuesto compra, cuenta inventario)
  • Descripción (editable)
  • Cantidad
  • Costo unitario (sin IVA)
  • Descuento %
  • Impuesto (típicamente IVA-19)

Sistema calcula: subtotal, descuento, IVA, total por línea + generales.

4. Captura de seriales (si aplica)

Si algún producto tiene “Maneja seriales” activado, aparece un campo TagsInput para capturar los números de serie. La cantidad de seriales debe coincidir EXACTAMENTE con la cantidad comprada.

Puedes pegar listas desde Excel (separadas por enter, espacio o coma).

Ver Seriales.

5. Guardar como borrador

Click Guardar. Estado: draft. No afecta inventario ni contabilidad todavía.

Contabilizar (Postear)

Cuando todo está correcto y verificado contra la factura física:

Click “Contabilizar”

El sistema, en una transacción atómica:

  1. Movimiento de inventario (tipo purchase) por cada línea:

    • Suma al stock de la sede
    • Recalcula costo promedio ponderado

  2. Asiento contable:

    CuentaDébitoCrédito
    143505 Mercancíassubtotal
    240810 IVA descontableiva
    220505 Proveedorestotal

  3. Crea ProductSerial records si hay seriales:

    • Status in_stock
    • Vinculados a la línea de compra
    • Validación: no duplicar seriales existentes

  4. Cartera con proveedor:

    • Aumenta CxP por el total
    • Aparece en reporte CxP del tercero
    • Vencimiento según plazo

  5. Marca factura posted.

Registrar pago al proveedor

Cuando le pagas (puede ser ese día o después):

1. Desde la factura

Ver factura → botón “Registrar pago”.

2. Llenar

  • Monto (puede ser parcial)
  • Fecha
  • Método pago: efectivo, transferencia, cheque, etc.
  • Cuenta: banco/caja desde donde sale
  • Referencia: # transacción, # cheque

3. Resultado

  • Asiento: DR 220505 Proveedores / CR Banco o Caja
  • Actualiza paid_amount y payment_status:
    • pendiente → sin pagos
    • parcial → algo pagado
    • pagado → total
    • vencido → fecha vencimiento pasó con saldo

Anular factura de compra

Bloqueado si:

  • Tiene pagos registrados → reversa los pagos primero
  • Algún serial ya se vendió → anula primero las ventas que los consumieron

Si está apta:

  • Devuelve el inventario al proveedor (movimiento return_to_supplier)
  • Crea asiento de reversa (DR↔CR del original)
  • Soft-delete de los seriales que entraron
  • Marca como cancelled

Caso especial: proveedor sin factura electrónica

Si tu proveedor es no responsable de IVA o persona natural pequeña que no factura electrónicamente, debes emitir TÚ un Documento Soporte Electrónico en lugar de Factura de Compra. Ver Documento Soporte.

Próximos temas